Bonke-Systems
XRechnung
Reine XML-Datei, Standard der öffentlichen Auftraggeber in Deutschland. Ohne Software für Menschen nicht lesbar – dafür maschinell eindeutig.
Software · E-Rechnung
E-Rechnung ab 2027: Was Handwerksbetriebe – und alle anderen – jetzt wissen müssen
Seit 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt die Pflicht zum Versand. Diese Seite erklärt in fünf Minuten, was gilt, was nicht – und wie Sie die Umstellung ohne Aufwand hinter sich bringen.
Testzugang anfragen – 30 Tage kostenlos Was BS-INVOICE kann
01.01.2025Empfang Pflicht
01.01.2027Versand ab 800.000 € Vorjahresumsatz
01.01.2028Versand für alle
8 JahreAufbewahrung
Fristen
Der Zeitplan des Gesetzgebers
Die Pflicht kommt in Stufen. Entscheidend ist der Umsatz des Vorjahres – und ob Ihr Kunde ein Unternehmen ist (B2B) oder eine Privatperson.
| Ab | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und lesbar machen können. Ein E-Mail-Postfach allein reicht nicht – die XML-Datei muss ausgewertet und aufbewahrt werden. | alle Betriebe |
| bis 31.12.2026 | Rechnungen dürfen weiterhin als Papier oder einfaches PDF verschickt werden – mit Zustimmung des Empfängers. | alle Betriebe |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Rechnungen an andere Unternehmen. | Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle, auch wer bisher EDI-Verfahren nutzt. | alle Betriebe |
Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Versandpflicht nicht betroffen. Wer aber für Bauträger, Hausverwaltungen, Generalunternehmer oder die öffentliche Hand arbeitet, schreibt fast nur B2B-Rechnungen – und die trifft es.
Was ist eine E-Rechnung
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Das Finanzamt und Ihre Kunden lesen die Zahlen aus dem XML, nicht aus dem Bild.
ZUGFeRD / Factur-X
Ein PDF, in dem das XML eingebettet ist. Sieht aus wie eine normale Rechnung, ist aber zugleich E-Rechnung – der übliche Weg für Handwerks- und andere kleine Betriebe.
Das XML ist das Original
Aufbewahrt werden muss der Datensatz, nicht der Ausdruck. Wer nur das PDF ablegt, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
Acht Jahre aufbewahren
Unverändert, jederzeit lesbar, mit Nachweis, dass nichts geändert wurde (§ 147 AO, GoBD). Das gilt für Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
Ausnahmen
Wen die Versandpflicht nicht trifft
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Müssen keine E-Rechnungen ausstellen – aber empfangen und aufbewahren müssen sie sie trotzdem, sobald ein Lieferant eine schickt.
Kleinbeträge bis 250 €
Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise dürfen weiterhin ohne strukturiertes Format ausgestellt werden.
Privatkunden
Rechnungen an Verbraucher bleiben frei in der Form. Viele Handwerker werden also zweigleisig fahren – E-Rechnung an Firmen, PDF an Privatkunden.
Checkliste
Vier Dinge, die Ihr Betrieb können muss
Empfangen
Eine Adresse, an der E-Rechnungen ankommen, und ein Ablauf, der die XML-Datei nicht im Postfach versauern lässt.
Lesen und prüfen
Die Rechnung lesbar anzeigen, sachlich prüfen, freigeben – auch wenn sie als reines XML kommt.
Aufbewahren
Acht Jahre unveränderbar, im Originalformat, mit Prüfsumme und Zugriff für Steuerberater und Betriebsprüfung.
Senden
Spätestens 2028 jede B2B-Rechnung als gültige XRechnung oder ZUGFeRD – geprüft, bevor sie rausgeht.
Die Lösung von Bonke-Systems
BS-INVOICE: Rechnungen schreiben, empfangen, aufbewahren
Eine Anwendung für kleine Betriebe, die genau diese vier Dinge erledigt – ohne Buchhaltungssoftware lernen zu müssen. Betrieben auf eigenen Servern in Deutschland, entwickelt und betreut aus Meuselwitz.
Ausgangsrechnungen
XRechnung · ZUGFeRD · PDF
Kunden und Leistungen anlegen, Rechnung schreiben, per E-Mail versenden. Jede Rechnung wird vor dem Festschreiben gegen die amtlichen Prüfregeln validiert – ungültige Belege verlassen das Haus nicht.
Eingangsrechnungen
empfangen · lesen · freigeben
XML- und ZUGFeRD-Rechnungen werden lesbar angezeigt, sachlich geprüft und mit Freigabevermerk abgelegt – auch die Lieferantenrechnung im Papierformat findet ihren Platz.
Archiv
8 Jahre · GoBD · Export
GoBD-konformes Rechnungs- und Belegarchiv: Originalformat, Prüfsummen, unveränderbar, Journal. Monats- und Jahresexport für Steuerberater und Betriebsprüfung – ohne Buchhaltungssoftware, ohne Abhängigkeit. Bei Kündigung erhalten Sie eine vollständige Archivkopie mit Offline-Ansicht – Ihre Belege bleiben Ihre Belege.
Abo statt Projekt
19 € / Monat · 30 Tage testen · monatlich kündbar
19 € pro Monat zzgl. USt je Betrieb – ein Preis für alle, keine Einrichtungsgebühr. Kündigung mit einem Monat zum Monatsende, Abrechnung per SEPA-Lastschrift. Zugang über Einladung, Anmeldung mit Ihrer E-Mail-Adresse. Kleinunternehmer-Regelung und Umsatzsteuerkategorien sind vorgesehen.
Ein Betrieb, ein Ansprechpartner: Sie sprechen mit dem, der die Software gebaut hat – nicht mit einer Hotline. Alles über BS-INVOICE →
Testzugang anfragen 30 Tage kostenlos, danach 19 € pro Monat zzgl. USt – oder per E-Mail anfragen · Flyer herunterladen (PDF)
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
- Ich schicke meine Rechnungen als PDF per E-Mail. Reicht das nicht?
- Bis Ende 2026 ja, wenn der Kunde einverstanden ist. Ab 2027 bzw. 2028 nicht mehr für Rechnungen an Unternehmen: Ein normales PDF enthält keine strukturierten Daten und gilt dann als „sonstige Rechnung" ohne Vorsteuerabzug beim Empfänger.
- Mein Steuerberater macht doch die Buchhaltung – betrifft mich das überhaupt?
- Ja. Empfangen, aufbewahren und ab dem Stichtag senden müssen Sie selbst. Der Steuerberater bekommt die Belege aus dem Archiv – das ist mit BS-INVOICE ein Export, kein Karton.
- Was passiert mit den Rechnungen aus meinem alten Programm?
- Die Aufbewahrungspflicht bleibt bestehen; die alten Belege müssen acht Jahre lesbar sein. Wir übernehmen vorhandene PDF- und XML-Belege in das Archiv, damit alles an einer Stelle liegt.
- Muss ich mich auf ein Format festlegen?
- Nein. BS-INVOICE erzeugt beide Formate; für Behörden XRechnung, für Firmen üblicherweise ZUGFeRD – die PDF-Ansicht ist für Ihre Kunden dieselbe wie bisher.
- Was kostet die Umstellung?
- 19 € pro Monat zzgl. USt je Betrieb – ohne Einrichtungsgebühr, ohne Laufzeitbindung, monatlich kündbar. Die ersten 30 Tage sind kostenlos.
Jetzt 30 Tage kostenlos testen – danach 19 € pro Monat
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oder per E-Mail
Jan Bonke, Meuselwitz · +49 3448 · 41·00·451 · bonke [at] bonke-systems.de
Stand: September 2026. Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche Beratung.